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Reglamento del Congresos SLANH

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Reglamento del Congresos SLANH

admin 27/08/2018
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NORMAS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS CONGRESOS DE SLANH

TITULO I: Sede del Congreso

Artículo 1°: Los Congresos de la SLANH constituyen el evento científico más importante de la Sociedad Latinoamericana de Nefrología e Hipertensión y se llevarán a cabo cada dos (2) años en un país Latinoamericano y en las fechas que estipule el Consejo de la SLANH.

Artículo 2°: El intervalo de dos (2) años entre congresos, podrá ser modificado por el Consejo de SLANH por razones estratégicas, organizativas, financieras o de otra índole.

Artículo 3°: Compete al Consejo de la SLANH elegir la sede de cada Congreso, entre las propuestas que presenten oportunamente las Sociedades Nacionales miembros de SLANH. La sede de cada Congreso deberá decidirse con al menos dos (2) años de anterioridad a su realización.

Artículo 4°: Las Sociedades Nacionales que propongan a su país como sede del próximo congreso deberán estar legalmente inscriptas y con sus cuotas sociales al día; y presentar un anteproyecto que describa todas las características mencionadas en el artículo 5°.

Artículo 5°: La sede del Congreso deberá tener al menos las siguientes características:

a) Centro de convenciones para un mínimo de 1.500 personas.

b) Área de Exhibición de al menos 1000 m2.

c) Capacidad hotelera para al menos 2000 personas, con un mix adecuado de hoteles de 4 y 5 estrellas y otros de precios accesibles, en un radio cercano al Centro de Convenciones.

d) Comité Organizador Local (COL) debidamente configurado, con activa participación de la Sociedad Nacional de Nefrología.

e) Capacidad logística administrativa y económica para poder gestionar este evento.

f) Facilidades de acceso por vía aérea desde los países latinoamericanos y fuera de LA.

g) Garantías razonables de participación de la Industria en dicho país.

Artículo 6°: El anteproyecto deberá ser enviado por correo electrónico al Presidente de SLANH antes de los sesenta (60) días previos a la Asamblea en la que se decidirá la sede; a los efectos de poder cumplimentar el proceso de pre-selección a cargo de un Comité ad hoc.

Artículo 7°: El Comité de pre-selección de sede para el congreso, estará constituido por cinco (5) miembros: el Presidente, el Secretario y el Tesorero de la sociedad (en actividad), y los Presidentes de los dos últimos Congresos de SLANH. La presidencia de este Comité la ejercerá el Presidente de SLANH.

Artículo 8°: Las funciones de este Comité será evaluar en los anteproyectos presentados por las Sociedades Nacionales la factibilidad de las sedes propuestas, verificando que reúnan las características necesarias para garantizar la realización de un Congreso SLANH y de ser necesario, podrá solicitar a las sedes candidatas datos adicionales aclaratorios a su propuesta antes de emitir su decisión. Este Comité podrá preseleccionar hasta tres (3) posibles sedes y su dictamen será inapelable.

Artículo 9°: La secretaría de SLANH informará el resultado de esta pre-selección a las Sociedades Nacionales cuyos anteproyectos hayan sido preseleccionados, esta comunicación deberá efectuarse como mínimo treinta (30) días antes de la Asamblea en la que se decidirá la sede.

Artículo 10°: La elección de la (próxima) sede se definirá por votación de mayoría simple entre los miembros del Consejo presentes y habilitados a votar, durante la Asamblea a realizar en el último.

Congreso de la SLANH. El país que quede en segundo lugar en esta votación quedará como sede “alternativa”.

Artículo 11°: Para la elección del país sede se respetará la alternancia “Norte” y “Sur” (del Ecuador) en la secuencia de los congresos, salvo circunstancias especiales.

Artículo 12°: Una vez elegida por el Consejo, la sede debe ser ratificada mediante una visita de evaluación a la ciudad sede por parte de una comisión designada por la SLANH, y dentro de los sesenta (60) días posteriores a su elección. En caso de que la misma no sea ratificada o que el país decline su designación como sede del Congreso, se procederá a designar a la sede “alternativa” luego de la correspondiente visita de evaluación.

TITULO II: Organización del Evento

Artículo 13°: Las Sociedades Organizadoras del evento serán la SLANH y la Sociedad Nacional de Nefrología del país sede. Sobre ambas recaerá la responsabilidad de la organización, programa científico social y patrocinio del Congreso.

Artículo 14°: La Sociedad Nacional sede deberá designar un Comité Organizador Local (en adelante COL), de al menos cinco (5) miembros, que será presidido y representado por el Presidente de la Sociedad Nacional. Entre los integrantes deben estar incluidos, el consejero del país sede (si el mismo no fuera el presidente), y otro miembro del consejo propuesto por el Presidente de SLANH.

Artículo 15°: La SLANH constituirá un Comité Organizador Internacional (en adelante COI), encabezado por la figura de su presidente e integrado por referentes de la nefrología de diferentes países.

Artículo 16°: Por tratarse de un Congreso de SLANH, la figura del presidente de la SLANH, siempre estará jerárquicamente sobre la del presidente del COL, en la toma de decisiones.

Artículo 17°: El COL y el COI deberán elaborar un cronograma en donde se especifiquen claramente las siguientes actividades y sus respectivas fechas:

a) Cronograma de reuniones del COL y COI.

b) Cronograma de reuniones del Comité Científico

c) Diseño del anuncio oficial del Congreso y fechas de envío de los anuncios

d) Publicación de anuncios en revistas científicas (SLANH, SEN, SBN, KI, AJKD, JASN, y otras)

e) Elaboración de una página internet del Congreso y sus actualizaciones, preferiblemente como parte de o enlazada a, la página oficial de la SLANH: www.slanh.org

f) Bloqueo del Centro de Convenciones y de las habitaciones de hoteles

g) Programa Científico (preliminar).

h) Envío de invitaciones a disertantes, moderadores y árbitros.

i) Envío de anuncio para los resúmenes de trabajos libres.

j) Recepción de resúmenes, deadline e informe a los autores.

k) Presupuesto preliminar y definitivo

l) Programa final de Congreso.

Artículo 18°: Las funciones del COL serán esencialmente ejecutivas, pues se ocupará de planificar, coordinar, ejecutar y supervisar, las estrategias, actividades y materiales necesarios para la

realización exitosa del evento. Para desarrollar estas funciones contará con el apoyo de la Secretaría del Congreso y de la Empresa Organizadora de eventos (ver Título IV).

Artículo 19°: El COL deberá controlar y asegurar el cumplimiento en tiempo y forma de las siguientes tareas:

a) Elaboración de la planimetría del centro de convenciones.

b) Valoración de los espacios comerciales y de las actividades patrocinables.

c) Producción del logo-isotipo del congreso, papelería, folletos y videos promocionales.

d) Información y negociaciones con las compañías patrocinadoras.

e) Elaboración del cronograma ventas.

f) Definición del sistema de inscripciones y aranceles.

g) Confección y actualización del presupuesto.

h) Supervisión de la logística del Congreso: invitaciones, tickets aéreos, hotelería etc.

i) Promoción del Congreso a nivel local y regional.

j) Organización y coordinación del programa social.

k) Elaboración de un informe mensual para el presidente del SLANH.

l) Realización de reuniones mensuales de organización y coordinación.

m) Elaboración de informe general anual para SLANH en el mes de enero previo al Congreso.

n) Elaboración del Informe final del Congreso (cuatro meses después de su finalización).

Artículo 20°: Las funciones del COI serán:

a) Apoyar al COL en la organización del Congreso.

b) Apoyar al COL en la captación de fondos internacionales.

c) Establecer contacto y negociar con las compañías patrocinantes en sus respectivas regiones respetando las pautas establecidas en el Artículo 21°.

d) Desarrollar actividades de promoción del Congreso en eventos nacionales e internacionales.

e) Informar cada dos meses al COL sobre las actividades realizadas y sus resultados.

TITULO III: Marco Legal y Financiero

Artículo 21°: Los contratos, convenios y/o compromisos que se produzcan o generen como consecuencia del congreso, deberán ser previamente analizados y consensuados por el COL y el COI; y podrán ser suscriptos indistintamente por la Sociedad Nacional local o la SLANH de acuerdo a la jurisdicción de competencia.

Artículo 22°: El COL deberá disponer de al menos dos (2) cuentas bancarias en un Banco Local (en moneda local y en dólares americanos) para manejar las finanzas del congreso.

Artículo 23°: Las finanzas y el presupuesto del congreso se realizarán en dólares USA y los ingresos y egresos deberán ser siempre aprobados por el COL Y COI.

Artículo 24°: Se deberá firmar un acuerdo en común entre la sociedad nacional sede y la directiva de SLANH antes de comenzar la organización del evento en el cual quede claramente establecido la distribución de riesgo, participación y utilidades. Con el mismo criterio se considerarán las necesarias inversiones previas a la organización del Congreso. De igual manera, si por circunstancias extraordinarias el resultado económico final fuera negativo, ambas sociedades se harán cargo de las pérdidas en la misma proporción que habían acordado para la distribución de la utilidad.

TITULO IV: Secretaria del Congreso y Empresas Organizadoras

Artículo 25°: La Secretaría del Congreso y la Empresa Organizadora de eventos son partes fundamentales, pues tendrán a su cargo el manejo de toda la información crucial del Congreso.

Artículo 26°: La Secretaría del Congreso y la Empresa Organizadora serán designadas por el Consejo de SLANH de acuerdo a los contratos y normativas vigentes hasta ese momento. La retribución por esa actividad y las formas de vinculación con la Secretaría Ejecutiva de SLANH serán acordadas y formalizadas entre las partes, y aprobadas por el Consejo de SLANH.

Artículo 27°: Serán funciones de la Secretaría del Congreso:

a) Estar disponible de lunes a viernes ocho (8) horas diarias desde la elección de la sede. Este horario se ampliará a doce (12) horas diarias, inclusive fines de semana, en los cuatro últimos meses previos al Congreso.

b) Gestionar y registrar toda la información del Congreso a través de su dirección postal, líneas telefónicas/fax, y/o correo electrónico según corresponda.

c) Informar a la Secretaría Ejecutiva de la SLANH, las novedades y los avances producidos en la organización del Congreso. La frecuencia de estos informes será acordada entre ambas secretarías en forma dinámica según el periodo de avance de la organización.

Artículo 28°: La Empresa Organizadora de eventos deberá formalizar con el COL y el COI, un contrato donde se establezcan las funciones, compromisos, servicios y limitaciones. Dicho contrato debe incluir una cláusula por daños y perjuicios en caso de incumplimiento y/o ruptura del mismo.

Artículo 29°: Serán funciones de la Empresa Organizadora de eventos:

a) Visitar el centro de convenciones y elaborar la planimetría y distribución de espacios.

b) Proponer valores para la venta de los stands y actividades, acorde a los valores de mercado.

c) Coordinar con el COL las estrategias de información y negociación con los patrocinadores.

d) Elaborar (con aprobación del COL): el logo y el isotipo del congreso; la papelería membretada; los anuncios, materiales impresos y audiovisuales de promoción; el sistema de inscripciones on line; la página web del congreso y la app para teléfonos móviles.

e) Coordinar las reuniones de los comités del Congreso y elaborar una minuta de las mismas.

f) Gestionar toda la información y la correspondencia del congreso.

g) Elaborar el presupuesto preliminar y definitivo.

h) Coordinar con el Comité Científico los siguientes aspectos: logística de las reuniones del Comité dentro y fuera del país sede; confección del programa científico (preliminar y final) del Congreso; redacción y envío de las invitaciones para disertantes, moderadores, árbitros y otros invitados; sistema y pautas para la elaboración, recepción y evaluación de los trabajos libres; sistema y formato de presentación de las comunicaciones orales y posters; y ejecución del programa del Congreso.

i) Coordinar con el COL, las necesidades y costos de transporte, y hacer reservas de vuelo.

j) Gestionar la información de las habitaciones de los hoteles y elaborar los rooming-list.

k) Gestionar y coordinar la logística de las actividades sociales y programa de acompañantes.

l) Redactar los informes de las actividades realizadas y resultados, en las fechas que establezcan el COL, el COI y/o el Comité Científico; o a solicitud de la Directiva de SLANH.

m) Elaborar las siguientes bases de datos: nómina de nefrólogos de cada país asistentes al evento y su categoría de inscripto (pago, becado, exonerado, etc); nómina de disertantes y moderadores del programa científico; listado de empresas patrocinadoras del Congreso; y nómina de las reservaciones de Hotel.

n) Elaborar un documento con la compilación de los resúmenes de trabajos libres aceptados y agrupados por áreas temáticas, para su publicación en un número especial de la Revista Nefrología Latinoamericana.

TITULO V: Comité y Programa Científico

Artículo 30°: El Comité Científico será designado por la SLANH e integrado por referentes de los diferentes comités de la Sociedad. Sus funciones serán:

a) Elaborar el Programa Científico del Congreso. El programa preliminar debe estar preparado un año antes del Congreso y el final tres meses previos al inicio del mismo.

b) Nominar y confirmar a los profesores que se desempeñarán como conferencistas y/o moderadores, y a los expertos que evaluarán los trabajos libres.

c) Elaborar las normas de redacción, envío, recepción y evaluación de los trabajos libres y su clasificación para presentaciones orales y posters.

d) Aprobar con el COL la parte del programa científico, patrocinados por grants educativos sin restricciones.

Artículo 31°: En caso de incumplimiento de sus funciones y/o del trabajo comprometido por el Comité Científico designado, el COI tendrá la atribución de cambiar total o parcialmente la conformación del mismo.

Artículo 32°: Para la elaboración del Programa Científico se recomienda planificar las actividades distribuyendo estratégicamente el tiempo disponible en: Temas Centrales; Sesiones Plenarias; Trabajos Libres; Sesión de Posters; Curso Educación Médica Continua (pre e intra congreso); Simposios co-patrocinados por la SLANH y otras sociedades científicas; Simposios patrocinados por la industria.

Artículo 33°: Para la elección y designación de los profesores del programa se recomienda utilizar los siguientes criterios: reconocida experticia en el tema a desarrollar; distinguida capacidad didáctica como conferencista; destacada trayectoria en investigación y publicaciones recientes.

Artículo 34°: El Comité Científico definirá las categorías temáticas para los trabajos libres. Se recomienda abarcar diferentes áreas tales como: Salud renal y epidemiología; Ciencias biomédicas aplicadas a la nefrología; Nefrología Clínica; Nefrología Pediátrica; Medio Interno; Terapias de reemplazo renal; Nefro-intervencionismo; Cuidados paliatívos; entre otras.

Artículo 35°: La plantilla oficial y el instructivo para elaborar los resúmenes de trabajos libres, las formas de envío y las fechas límites de recepción, deberán ser publicadas al menos un año antes de la realización del Congreso. Todos los autores deberán respetar y cumplir las normas y fechas establecidas por el Comité Científico.

Artículo 36°: Los resúmenes de los trabajos recibidos serán evaluados por un comité de expertos designados para cada área temática aplicando el instrumento y los criterios que defina el Comité Científico. En esta evaluación se definirá la forma de presentación (oral, poster u otra) de cada trabajo o la no aceptación del mismo.

TITULO VI: Patrocinadores de la Industria

Artículo 37°: La negociación con las empresas patrocinadoras deberá regirse por un manual que presente los espacios, servicios y materiales a promocionar del Congreso, elaborado por el COL y el COI con el asesoramiento técnico de la Empresa Organizadora de eventos. Este manual deberá contener al menos la siguiente información con sus respectivos valores:

a) Las categorías de patrocinadores (Platinum, Oro, Plata, Bronce) según el aporte realizado.

b) La planimetría del centro de convenciones y la distribución del área de exposiciones con los espacios disponibles (isla, península, stand regular, hospitality, etc).

c) Las actividades y servicios a promocionar: simposios de la industria; ceremonia inaugural; cena del Presidente; fiesta de clausura; coffee breaks; almuerzos; servicio de trasporte; y otros.

d) Los materiales a promocionar: cartelería y señalización; maletines, bolígrafos y anotadores; agenda de bolsillo; contratapa y retiro de contratapa de programa; libro del congreso, y otros.

e) Además se deberá incluir un anexo o “manual de convivencia” para los exhibidores, donde se especifiquen las normas de funcionamiento y reglamentación del área de exhibición.

Artículo 38°: Los precios para la contratación de los espacios y servicios del Congreso serán establecidos por el COI y el COL, con el asesoramiento de la empresa organizadora de eventos, y de acuerdo con las características comerciales regionales, los precios del mercado internacional, y el equipamiento necesario en las áreas de exhibición, entre otros.

Artículo 39°: El Comité Organizador (COL o COI) negociará con el patrocinador la forma de pago de los espacios y/o servicios acordados, que sea más conveniente para la organización del congreso, debiendo asegurar como mínimo los siguientes porcentajes de ingreso:

 Treinta por ciento (30 %) a la firma del contrato

 Treinta por ciento (30 %) seis meses antes del Congreso

 Cuarenta por ciento (40 %) tres meses antes del Congreso

Artículo 40°: El COL o COI, y el patrocinador deberán formalizar su relación por medio de un contrato que incluya: Nombre del representante oficial de la compañía; Espacio o Servicios contratados; Forma de pago; y Categoría de patrocinador. El Contrato, previamente consensuado entre COL y COI, deberá ser suscrito por el presidente del Comité Organizador que corresponda y el representante de mayor jerarquía posible de la empresa patrocinadora.

TITULO VII: Programa Social

Artículo 41°: El programa social del Congreso será acordada por el COL y el COI y se adaptará a la situación general del Congreso. En lo posible debería incluir los siguientes eventos:

 Ceremonia inaugural

 Cena del Presidente (acorde a presupuesto)

 Fiesta de Clausura (acorde a presupuesto)

Artículo 42°: La agenda de estas actividades, invitaciones, cóctel, programa artístico, personal, escenografía, decoración, transporte, alimentos y bebidas deberán ser definidos y coordinados por el COL y el COI, con el asesoramiento de la Empresa Organizadora de Eventos. La lista de invitados será acordada por el COL y el COI.

 

TITULO VIII: Reuniones, Asambleas, Premios y Becas

Artículo 43°: Durante el desarrollo del Congreso se realizarán reuniones de Consejo y Directiva de SLANH, y de los diferentes comités de la Sociedad. Los espacios, horarios y recursos necesarios deberán ser solicitados y planificados con al menos dos (2) meses de anticipación. El COL debe brindar apoyo logístico y de secretaría para estas reuniones.

Artículo 44°: La Asamblea General de la SLANH se realizará, el segundo día del Congreso, su agenda será definida por la Presidencia y la Secretaría de la SLANH.

Artículo 45°: Durante la Asamblea General se hará entrega de los premios oficiales de la SLANH, “Premio Dr. Víctor R. Miatello” y “Premio del Presidente”, a los que se podrán sumar otros premios y distinciones que se establezcan en cada Congreso.

Artículo 46°: Las becas para asistir y costear gastos del Congreso a nefrólogos/as e investigadores jóvenes de la especialidad, serán asignadas por la presidencia de la SLANH aplicando los siguientes criterios:

 Presupuesto asignado para las becas.

 Número de trabajos enviados por el postulante al Congreso.

 Calidad de los trabajos del postulante (media de los puntajes obtenidos en la selección).

 Número de trabajos enviados por el país de residencia del postulante.

 Recomendaciones de los miembros del Comité Científico.

 Criterios de distribución geográficos.

TITULO IX: Norma general

Artículo 47°: Cualquier situación no contemplada en la presente normativa será resuelta por Consejo de SLANH oportunamente.

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